Delegationsreise nach Kuba

Teil 1: Anfrage und Pitch

Confident businessmen and businesswomen sitting and working on tablet during a meeting. Business people sitting around the desk in a meeting and watching digital tablet. Portrait of happy colleagues looking at laptop screen in office.

Bereits knapp ein Jahr vor der eigentlichen Reise erhielten wir bei beCITE die Anfrage einer politisch-wirtschaftlichen Vereinigung zur Planung und Durchführung eines Delegationsprogramms nach Kuba unter bestimmten Rahmenbedingungen. Gemeinsam mit weiteren Mitbewerbern wurden wir eine Woche später zu einem sogenanntem Pitch, einem Auswahlprozess, eingeladen, um den Kunden von beCITE zu überzeugen. Um optimal vorbereitet zu sein, nutzten wir unsere Kontakte zu einer mit uns kooperierenden örtlichen Reiseagentur auf der Karibikinsel, um Möglichkeiten, Zeiten, Tarife und Leistungsumfänge von Dienstleistern vor Ort zu erfragen und vorab abzusichern. Dazu gehörte u.a. Transfer, Reiseleiter, Restaurants und Hotels mit passender Kapazität, sowie weitere Dienstleistungen und Produkte. Einen besonderen Fokus legten wir dabei auf die Preissensibilität und Flexibilität bei bestem Service und hoher Qualität. Die gute Vorbereitung und getroffenen Absicherungen verhalfen uns zum Zuschlag und so kommt es, dass wir jetzt, 7 Monate später mitten in der Vorbereitung dieser Delegationsreise stecken.

Teil 2: Planung des Rahmenprogramms

Vintage classic american car in Havana, CubaNachdem Flüge und Hotel fest gebucht sind, steht der nächste Planungspunkt auf der To-Do Liste: Die Gestaltung des Rahmenprogramms. Dieser Punkt bedeutet für uns, dass  Beratungsgespräche mit dem Kunden geführt werden, damit wir erfahren, was genau dem Auftraggeber vorschwebt, welche Ziele er mit dem Rahmenprogramm verfolgt, wie das Budget aussieht und was die Teilnehmer erwarten. Diese Informationen werden an die Agentur vor Ort weitergereicht, denn diese hat im vorliegenden Fall schließlich die Vor-Ort-Erfahrung. Sie machen Vorschläge und können bereits die Termine, Kapazitäten und Preise anfragen. In Abstimmung mit dem Kunden kann so ein individuelles Rahmenprogramm ganz nach seinen Wünschen gestaltet werden.

Neben dem Rahmenprogramm für die ganze Gruppe bieten wir als großer Reiseveranstalter auch individuelle Verlängerungen an, denn wenn man im Winter schon aus beruflichen Gründen in der Karibik ist und der Flug bezahlt ist, bietet sich ein anschließender Badeurlaub oder eine Rundreise an. Durch unsere Schwestermarke Tom´s Premium Selection können wir den Teilnehmern maßgeschneiderte, hochwertige Urlaubsreisen anbieten.

Teil 3: Die heiße Phase kurz vor Abflug

4 Wochen vor Abflug: Alles ist geplant und vorbereitet, jeder Sonderwunsch wurde umgesetzt und die Reiseunterlagen wurden verschickt. Einer erfolgreichen Reise steht nach langer Vorbereitungszeit nichts mehr im Weg.

2 Tage vor Abflug: Kleinere spontane Änderungswünsche wie Terminverschiebungen und Zusatzleistungen müssen kurzfristig umgesetzt werden. Eine gute Zusammenarbeit mit der örtlichen Agentur und dem Auftraggeber ist von höchster Wichtigkeit um bei kurzfristigen Änderung flexibel zu reagieren.

Der Tag des Abflugs: Bis alle Teilnehmer von unterschiedlichen Heimatorten innerhalb Deutschlands nach Havanna starten, sind wir immer noch in Alarmbereitschaft. Bis die Teilnehmer im Flugzeug sitzen, stehen wir bei kurzfristigen Fragen mit Rat und Tat zur Seite. Und dann heißt es „Loslassen“ – die Delegation ist in der Luft und etwa 11 Stunden später wurden sie von unserer Partneragentur in Empfang genommen und das, worauf monatelang hingearbeitet wurde, konnte in die Tat umgesetzt werden.

Ging alles glatt? Waren die Teilnehmer zufrieden? Hat die Kalkulation im Budget und der Zeit gestimmt? Und was können wir nächsten Mal besser machen? Die Analyse der Reise beschreiben wir im letzten Teil.

Commercial aircraft flying in the clouds

Wir machen auch Ihr Event außergewöhnlich! Sprechen Sie uns gerne an und lassen Sie uns zusammensetzen, um Ihre Wünsche und Ziele bestmöglich umzusetzen.

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